Cómo organizar Gmail: 6 consejos

¿Crees que tu bandeja de entrada está llena y te estás perdiendo correos electrónicos importantes? Si es así, aprende a organizar Gmail con esta guía.

¿Tienes miedo de abrir tu Gmail porque es un desastre? ¿Tiene miles de correos electrónicos sin leer que siempre tuvo la intención de tratar más tarde? ¿Perdiste un correo electrónico importante porque se perdió entre todos los demás correos electrónicos no leídos?

Si esto te suena familiar, no todo está perdido. Gmail tiene algunas herramientas muy útiles que pueden ayudarte a poner en orden tu bandeja de entrada y tal vez incluso lograr el último sueño: una bandeja de entrada cero.

Estos son algunos consejos útiles sobre cómo organizar Gmail.

1. Elija el tipo correcto de bandeja de entrada

Si no ha profundizado en su configuración de Gmail, es probable que todavía esté usando su bandeja de entrada predeterminada. Es posible que ni siquiera sepa que hay diferentes tipos de bandeja de entrada que puede usar. Elegir el tipo correcto de bandeja de entrada puede ser de gran ayuda para organizar Gmail. Echemos un vistazo a sus opciones.

bandeja de entrada predeterminada

Este es el aspecto predeterminado de Gmail. Tiene pestañas en la parte superior de la página para la bandeja de entrada principal, las promociones y las redes sociales.

importante primero

Una forma efectiva de asegurarse de estar al tanto de sus correos electrónicos más importantes, Important First aprende qué correos electrónicos abre con más frecuencia y a cuáles responde, y usa otros consejos para colocar lo que considera los correos electrónicos más importantes en la parte superior de su bandeja de entrada.

no leer primero

Si no siempre abre todos los correos electrónicos en orden, este tipo de bandeja de entrada puede ser muy útil. Su correo electrónico se divide en dos secciones; los correos electrónicos no leídos en la sección superior y los que abrió a continuación.

protagonizó primero

Si desea realizar un seguimiento de los correos electrónicos que se consideran los más importantes, Starred First le permite poner todos los mensajes que ha destacado al frente y al centro. Al igual que con Unread First, sus mensajes se dividen en dos secciones.

cuadro de prioridad

Esto divide su Gmail en hasta cuatro secciones diferentes y le permite personalizarlas a partir de opciones como No leído, Importante y No leído y Destacado.

varias bandejas de entrada

Si una bandeja de entrada no es suficiente para ti, puedes clasificar tu correo electrónico en varias bandejas de entrada diferentes. Puede crear diferentes criterios de búsqueda para cada bandeja de entrada para que todos sus correos electrónicos terminen en la bandeja de entrada deseada.

Cómo cambiar el tipo de bandeja de entrada de Gmail

Cambiar a un tipo de bandeja de entrada diferente es rápido y fácil de hacer. Puede elegir y personalizar su tipo de bandeja de entrada en la configuración de Gmail.

Para cambiar el tipo de bandeja de entrada en Gmail:

1. haga clic en el Definiciones icono.
   
2. En el Ajustes rápidos panel, elija el tipo de cuadro de entrada.
   
3. si tu eliges Predeterminado, Prioridad caja de entrada, o varias bandejas de entrada puedes hacer clic personalizar para elegir opciones para la bandeja de entrada elegida.
4. Cuando haya terminado, haga clic en el X en la parte superior del menú.

2. Haz uso de las etiquetas

Gmail tiene un conjunto de etiquetas predefinidas, como Importante y Enviado, que se aplican a sus correos electrónicos, pero puede crear sus propias etiquetas para ayudar a mantener su bandeja de entrada organizada. La creación de etiquetas para categorías como Amigos y Trabajo le permite acceder rápidamente a tipos específicos de correos electrónicos haciendo clic en la etiqueta en la barra lateral.

Para crear nuevas etiquetas en Gmail:

1. haga clic en el Definiciones icono.
   
2. haga clic en el ver todas las configuraciones botón.
   
3. Selecciona el Etiquetas colgantes pestaña.
   
4. Hacer clic crear nueva etiqueta.
   
5. Introduzca un nombre para la etiqueta.
   
6. Si desea anidarlo debajo de otra etiqueta, marque la anidar etiqueta debajo cuadro y seleccione la etiqueta bajo la cual desea anidarlo.
   
7. Hacer clic Yo creo. Su etiqueta ahora aparecerá en la barra lateral.
   
8. Para aplicar su etiqueta a un correo electrónico, haga clic con el botón derecho en el mensaje, coloque el cursor sobre marcar comoy seleccione su etiqueta.
   
9. También puede agregar una etiqueta abriendo el correo electrónico y haciendo clic en el Etiquetas colgantes icono en la parte superior de la pantalla.
   
10. Seleccione su etiqueta y haga clic Aplicar.
    
11. También puede usar filtros para aplicar etiquetas. Puede obtener más información sobre los filtros a continuación.

3. Archivar, no borrar

En la búsqueda de la bandeja de entrada cero, puede ser satisfactorio hacer clic en eliminar todos los correos electrónicos que ya no necesita. Eso está bien hasta que te das cuenta de que un correo electrónico que necesitas para acceder a un correo electrónico que ya has eliminado.

Ahí es donde entra el archivo. Archivar su correo electrónico lo sacará de su bandeja de entrada, por lo que aún puede alcanzar su objetivo de bandeja de entrada cero. Pero todos los mensajes archivados aún se pueden buscar, por lo que si alguna vez necesita uno nuevamente, puede recuperarlo fácilmente. Archivar es tan fácil como eliminar una vez que sepas cómo hacerlo, y es una forma sencilla de ayudar a organizar tu Gmail.

Para archivar un correo electrónico en Gmail:

1. Abra el correo electrónico que desea archivar.
2. En la parte superior de la pantalla, haga clic en el botón Archivo icono.
   
3. Su correo electrónico ya no aparecerá en su bandeja de entrada, pero todavía se puede encontrar en todo el correo vista previa y aparecerá en los resultados de búsqueda.
4. Alternativamente, para archivar más de un correo electrónico a la vez, puede seleccionar varios correos electrónicos en su bandeja de entrada y hacer clic derecho en uno de ellos y seleccionar Archivo.

4. Enviar y archivar

Si le gusta archivar, puede usar una herramienta útil que archiva un mensaje tan pronto como lo envía. El correo electrónico permanecerá oculto a menos que el destinatario lo responda, momento en el que volverá a aparecer en su bandeja de entrada. Esta útil función está desactivada de forma predeterminada.

Para habilitar Enviar y archivar en Gmail:

1. haga clic en el Definiciones icono.
   
2. haga clic en el ver todas las configuraciones botón.
   
3. Selecciona el En general pestaña.
   
4. haga clic en el Mostrar el botón “Enviar y archivar” en la respuesta botón.
   
5. Desplácese hasta la parte inferior de la pantalla y haga clic en Guardar ediciones.
6. Al responder a un correo electrónico, verá la opción de enviar y archivar su correo electrónico.
   

5. Los filtros son tus amigos

Los filtros de Gmail se pueden usar para mantener los correos electrónicos que no le interesan fuera de su bandeja de entrada. Puede configurar filtros para aplicar etiquetas a correos electrónicos específicos o enviar esas “bromas” molestas que su tía abuela envía directamente a la basura. Si quieres organizar tu cuenta de Gmail, aprender a usar los filtros es fundamental.

Un ejemplo útil de un filtro es hacer que todos los correos electrónicos de los boletines se envíen directamente a su archivo.

Para que los correos electrónicos de los boletines pasen por alto su bandeja de entrada de Gmail:

1. haga clic en el Opciones de búsqueda icono en la barra de búsqueda.
   
2. En el tener las palabras Tipo de campo Udsnsuscríbete.
   
3. Hacer clic crear filtro.
   
4. Compruebe el Omitir la bandeja de entrada (archivarla) caja.
   
5. Hacer clic crear filtro.
   
6. Ahora no aparecerán correos electrónicos con la palabra ‘cancelar suscripción’ en su bandeja de entrada, pero aún se pueden encontrar en todo el correo Carpeta.

6. Posponer correos electrónicos no urgentes

Si es necesario tratar un correo electrónico pero no es una prioridad, puede ser muy fácil olvidarse de él, ya que queda enterrado bajo una montaña de otros correos electrónicos. Posponer su correo electrónico lo devuelve a la parte superior de su bandeja de entrada en el momento que elija.

Para posponer un correo electrónico en Gmail:

1. Coloca el cursor sobre el correo electrónico que deseas posponer.
2. haga clic en el Siesta icono.
   
3. Seleccione una de las opciones predefinidas o elija su propia hora y fecha haciendo clic en Elige fecha y hora.
   
4. El correo electrónico se elimina de su bandeja de entrada, pero volverá a la parte superior de su bandeja de entrada en la fecha y hora especificadas.

Obtener más de Gmail

Aprender a organizar Gmail garantiza que usted sea responsable de sus correos electrónicos en lugar de que sus correos electrónicos sean responsables de usted. Hay muchos más trucos para ayudarte a sacar más provecho de tu cuenta de Gmail.

Puede obtener información sobre cómo encontrar rápidamente correos electrónicos no leídos en Gmail. Puede desagrupar los correos electrónicos si le resulta difícil seguir la vista de conversación. Además, también puede crear una lista de correo electrónico grupal para enviar rápidamente correos electrónicos a varias personas al mismo tiempo.